Microsoft Exchange Online Archivierung

Die Exchange Online-Archivierung steht über die folgenden Pläne zur Verfügung:

Aktivieren eines Archivpostfaches:

Das Archivpostfach wird im Purview-Complianceportal wie folgt aktiviert:

 Der HTML-Code für ein Leerzeichen ist folgender:  

https://compliance.microsoft.com/informationgovernance?viewid=archive

(Q: Archivierung aktivieren)

Auf Archivierte E-Mails zugreifen:

Nachdem das Archivpostfach aktiviert wurde, wird in OutlookMicrosoft Outlook ist eine Software, mit welcher Emails versendet und empfangen und Termine, Notizen, Kontakte und Aufgaben verwaltet werden können. Offizielle Microsoft Outlook Website mehr erfahren das sog. „Onlinearchiv“ unterhalb des eigenen Postfachs angezeigt. Dort befinden sich sämtliche archivierte Inhalte:

E-Mails archivieren:

Standardmäßig wird folgende Richtlinie angewendet:

Es besteht allerdings die Möglichkeit auf einzelne Mails oder auf ganze Ordner die Richtlinie anzupassen.
Einzelne Mail:

Ganzer Ordner:

Archivierung Konfigurieren:

Office 365 erlaubt Anwendern, ein Archiv für abgelaufene E-Mails zu erstellen.
Wird das Onlinearchiv aktiviert wendet O365 entsprechende Aufbewahrungsrichtlinien an.
Legt man ein neues Postfach ist standardmäßig die Richtlinie „Default MRM Policy“ aktiviert.
(Q: Standardaufbewahrungsrichtline)

Neue Aufbewahrungsrichtlinien können im ExchangeMicrosoft Exchange ist mehr als einfach nur eine E-Mail-Lösung, denn es bietet eine vielfältige Palette an Tools, um den eigenen Arbeitsalltag besser zu strukturieren und zu organisieren. Außerdem erleichtert es mit seinen Teamfunktionen die Zusammenarbeit und Kommunikation im Team ungemein. On top kommt noch hinzu, dass es mit den anderen Cloud Services von Microsoft, wie Microsoft Teams, SharePoint, uvm. perfekt... mehr erfahren Admin Center unter dem Punkt „Complianceverwaltung“ erstellt werden. (Q: Archivierungspolicy)

https://outlook.office365.com/ecp/?p=RetentionPolicies&form=eac

Ich verstehe den Unterschied zu diesem hier noch nicht so ganz:

Neue Aufbewahrungsrichtlinien können im Purview Center unter dem Punkt „Verwaltung des Datenlebenszyklus“ erstellt werden.

https://compliance.microsoft.com/informationgovernance?viewid=retention

Postfach eines Ausgeschiedenen Mitarbeiters Aufbewahren:

Es gibt eine Möglichkeit namens „Ligitation Hold“ (zu Deutsch Beweissicherungsverfahren verwalten“) um E-Mails von ausgeschiedenen Mitarbeitern für juristische Zwecke aufzubewahren. Diese Option befindet sich im Office 365 Admincenter wie auf folgendem Screenshot zu sehen:

Im Anschluss wird die Aufbewahrungsdauer angegeben und gespeichert.

Diese Aktivierung kann bis zu einer Stunde dauern. Nach Fertigstellung kann das Konto gelöscht werden. Der inaktive Postfachinhaltkann über eDiscovery durchsucht und exportiert werden.
(Q: Aufbewahrung von Ex-Mitarbeitern)

/// Nützliche Links bzw. Quellen ///

(Wahrscheinlich Outdated) https://www.it-administrator.de/themen/kommunikation/fachartikel/313349.html

Infos zu Archivpostfächern https://docs.microsoft.com/de-de/microsoft-365/compliance/archive-mailboxes?view=o365-worldwide

Archivierung aktivieren: https://docs.microsoft.com/de-de/microsoft-365/compliance/enable-archive-mailboxes?view=o365-worldwide

Standardaufbewahrungsrichtline https://docs.microsoft.com/de-de/exchange/security-and-compliance/messaging-records-management/default-retention-policy

Archivierungspolicy anpassen https://docs.microsoft.com/de-de/microsoft-365/compliance/set-up-an-archive-and-deletion-policy-for-mailboxes?view=o365-worldwide

Link zum Dashboard von Exchange: https://admin.protection.outlook.com/ecp/

Anleitung Online-Archiv Ordner für User: https://prod.support.services.microsoft.com/en-us/office/manage-email-storage-with-online-archive-mailboxes-1cae7d17-7813-4fe8-8ca2-9a5494e9a721#ID0EFD=Outlook_for_Windows

Purview ComplianceIT-Compliance beschreibt in der Unternehmensführung die Einhaltung der gesetzlichen, unternehmensinternen und vertraglichen Regelungen im Bereich der IT-Landschaft. mehr erfahren: https://compliance.microsoft.com/informationgovernance

Aufbewahrung von Ex-Mitarbeitern:

https://docs.microsoft.com/de-de/microsoft-365/compliance/create-a-litigation-hold?view=o365-worldwide

https://www.codetwo.de/blog/wie-archiviert-man-die-postfaecher-ehemaliger-mitarbeiter-in-office-365/6961

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